Stärken Sie Transparenz und Vertrauen

Compliance und Sprache

Durch ständige Änderungen und Verbesserungen in der Gesetzgebung werden die gesetzlichen Compliance-Anforderungen für viele Unternehmen täglich relevanter.

Erfahren Sie in unserer Top 8, wie Corporate Compliance und Sprache zusammenhängen.

oder

Was hat Compliance mit Sprache zu tun?

8 aktuelle Themen und konkrete Handlungsfelder

ACT Translations ist seit mehr als 10 Jahren ein etablierter Spezialist für Ihre Compliance-Kommunikation. Unsere Kunden kommunizieren mit unseren Übersetzungen erfolgreich ihre Compliance-Angelegenheiten weltweit. Wir bringen dabei umfangreiche Erfahrung in mehr als 90 Sprachen und Sprachvarianten für alle relevanten Compliance-Dokumente mit.

Unser größtes Augenmerk liegt auf Präzision, Integrität und Vertraulichkeit. Hier stellen wir Ihnen die Top-Themen vor, die uns aktuell im Compliance-Umfeld betreffen.

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1. Warum Sie sich gerade jetzt mit Compliance auseinandersetzen sollten

Im Allgemeinen wird Compliance in Wirtschaft und Industrie als „regelgerechtes, vorschriftsgemäßes und ethisch korrektes Verhalten“ definiert. Es geht also nicht nur darum, sich an Recht und Gesetz zu halten, sondern auch Ethik und Moral im Unternehmen zu stärken;

Compliant zu handeln bedeutet:

  • Regeln definieren
  • Deren Einhaltung zu prüfen
  • Verstöße zu sanktionieren


Obwohl es sicherlich Gemeinsamkeiten hinsichtlich allgemeiner moralischer Wertvorstellungen gibt, ist es von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, wie diese Regeln, Prüfungen und Sanktionen tatsächlich definiert sind.

Bereits an dieser Stelle haben Sprache und Landeskultur erheblichen Einfluss auf die Compliance, denn was in einem Kulturkreis als ethisch gilt, muss nicht zwingend auch für andere Kulturkreise gelten.

Allen Compliance-Regeln ist jedoch eines gemeinsam: Es gibt immer Menschen, die sich nicht an Regeln halten und Menschen, die dieses Fehlverhalten melden und gehört werden möchten. Diese Personen werden „Hinweisgeber“ oder „Whistleblower“ genannt. Etwa zwei von drei Compliance-Verstößen werden durch Whistleblower aufgedeckt, obwohl diese oft um ihre Position im Unternehmen fürchten müssen. Wird erst einmal bekannt, wer ein Fehlverhalten gemeldet hat, kommt es unter Umständen zu Mobbing, Blockaden bei der Beförderung oder zur Entlassung des Whistleblowers.

Handlungsbedarf: das Hinweisgeberschutzgesetz

Bereits Ende 2019 ist die EU-Richtlinie 2019/1937 in Kraft getreten. Die sogenannte Whistleblower-Richtlinie beinhaltet einen umfassenden Schutz für Whistleblower und schreibt die Einrichtung sicherer Meldekanäle für Compliance-Verstöße vor.

Besonders hervorzuheben ist, dass in dieser Richtlinie Whistleblower hinsichtlich ihrer Hinweise rechtlich nicht haftbar gemacht werden können. Das bedeutet, dass Whistleblower weder im Straf- noch im Zivil- oder Verwaltungsrecht mit Konsequenzen zu rechnen haben, wenn sie Hinweise auf Compliance-Verstöße abgeben.

Somit haben Sie eine Gelegenheit, Verstöße aktiv zu bekämpfen, bevor sie ein Problem werden. Wie Sie diese Gelegenheit ergreifen können, erklären Ihnen die Experten von ACT und EQS gerne in einer Websession.

2. Nur mehrsprachige Compliance-Kommunikation ist erfolgreiche Compliance-Kommunikation

Der weitaus größte Teil der Compliance-Verstöße wird durch Hinweise aufgedeckt (vgl. https://de.statista.com/statistik/daten/studie/214637/umfrage/aufdeckung-von-betrugsfaellen-in-privatunternehmen/). Diese Hinweise entstehen nur durch aufmerksame Personen, die vor Ort Verstöße erkennen und melden. Führungskräfte und leitende Angestellte, die auf diese Probleme reagieren müssen, können sich aber tausende Kilometer entfernt befinden. Ein gutes Compliance-Management räumt Steine aus diesem weiten Weg und sorgt dafür, dass der Kommunikationsablauf mit Whistleblowern reibungslos funktioniert.

Der empathische Umgang mit anderen Sprachen, Kulturen und Lebensrealitäten spielt dabei eine Schlüsselrolle. Muttersprachliche Übersetzer, die diese Feinheiten kennen und Ihrem Unternehmen Compliance-Vorfälle richtig herantragen können, sind dabei mindestens genauso wichtig wie das verwendete IT-System und dessen Sicherheit.

3. Einen guten Dienstleister für Ihre Compliance-Kommunikation finden

Es ist wichtig, den richtigen Dienstleister für Ihre Compliance-Kommunikation auszuwählen. Fehler in diesem Bereich können schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Bei rechtlich verbindlichen und anderen Compliance-Dokumenten ist Vertrauen der wichtigste Faktor für eine Geschäftsbeziehung mit Ihrer Übersetzungsagentur. Wie Sie dieses Vertrauen gewinnen und einen guten Dienstleister auswählen können, erfahren Sie in dieser Checkliste:

Langjährige Erfahrung und viele verfügbare Sprachen

Erfahrung ist ein unschlagbarer Faktor in diesem Bereich. Erfahrene Sprachdienstleister haben aufgrund ihrer jahrelangen Tätigkeit Datenbanken mit Fach-, Industrie- und anderer spezifischer Terminologie aufgebaut und pflegen diese sorgfältig. So kann über Länder- und Sprachgrenzen hinweg eine gleichbleibende Qualität gewährleistet werden.

Unternehmenssitz und Serverstandorte in der EU oder Deutschland

Im Rahmen der Zusammenarbeit mit Ihrem Sprachdienstleister werden Sie Daten austauschen, die sensible Informationen beinhalten. Ihr Sprachdienstleister sollte sein Geschäft und seine IT entsprechend dort betreiben, wo Persönlichkeits- und Datenschutzrechte ernst genommen werden.

Muttersprachler:innen der Zielsprache

Nur Muttersprachler:innen sind in der Lage, eine glaubwürdige Basis für eine vertrauensvolle Compliance-Kommunikation zu schaffen. Sie kennen nicht nur die Sprache, sondern auch die Kultur, und achten genau auf die besonderen Feinheiten, die Nicht-Muttersprachler:innen verborgen bleiben.

Zusatzqualifikationen in der Compliance-Kommunikation

Wussten Sie schon, dass es für Sprachdienstleister und Übersetzungsagenturen Zusatzqualifikationen für die Compliance-Kommunikation gibt? Fragen Sie diese bei der Auswahl Ihres Sprachdienstleisters ab!

Zertifizierte Qualität (ISO 9001:2015 und ISO 17100:2015)

Ebenso wie die Zusatzqualifikationen sollten Sie Qualitätszertifikate abfragen. Sie stellen Prozessqualität und Zuverlässigkeit sicher. Gerne stellen wir Ihnen unsere Kompetenznachweise und Zertifizierungen im Rahmen eines Online-Meetings vor.

4. Wie man ein Hinweisgebersystem richtig nutzt: 10 Vorteile

Natürlich gibt es die Möglichkeit, ein entsprechendes System zu kaufen, in die Ecke zu stellen und damit den gesetzlichen Mindestanforderungen Genüge zu tun. Dass das allerdings keine gute Option ist, liegt auf der Hand. Wird es nicht genutzt, wird sich im Falle einer Compliance-Verletzung zu den bekannten, unangenehmen Fragen noch eine weitere Frage gesellen: Warum wird das angeschaffte System nicht genutzt?

Um nicht in diese Situation zu geraten, bietet es sich an, ein Projekt zur Einführung eines Whistleblower-Systems nicht als IT- sondern als unternehmenskulturelles Projekt durchzuführen. Letztendlich wollen Sie Prozesse schaffen, bei denen Menschen gehört werden und der wichtigste Aspekt des Gehört Werdens liegt im Abbau von Kommunikationshürden wie Sprachbarrieren. Wer für Ihre Mitarbeitenden da ist, sie hört und dafür sorgt, dass sie sich verstanden fühlen, wird der erste sein, mit dem sie sprechen werden. Das ist Ihre Gelegenheit, Ihren Mitarbeitenden zuzuhören.

5. Diese Unterlagen gilt es für Compliance mehrsprachig zu erstellen

Compliance-Kommunikation ist vielschichtig und komplex. Entsprechend hoch ist die Anzahl von Dokumenten, die im Rahmen einer sauberen Compliance-Kommunikation zu erstellen und auch fortlaufend zu pflegen sind. Sie sollten immer den aktuellen Stand dieser Dokumente kennen:

Wissen Sie, wo Sie diese Dokumente finden, was sie beinhalten müssen und wie sie aktuell zu halten sind? Gerne prüfen wir Ihren konkreten Übersetzungsbedarf.

6. Was Compliance mit Unternehmenskultur zu tun hat und welche Gelegenheiten sich daraus ergeben

Der Aufbau einer Unternehmenskultur ist eine Aufgabe, der sich zunehmend mehr Unternehmen widmen. Die entsprechenden Programme, die aufgesetzt werden, sollen dafür sorgen, dass Mitarbeitende nicht nur im Sinne des Unternehmens handeln, sondern sich auch mit dem Unternehmen direkt identifizieren können. Mitarbeitende sollen ihren Beitrag zum Unternehmen kennen und wissen, dass sie für diesen Beitrag geschätzt werden. Sollten Mitarbeitende Unrecht und Verletzungen der Compliance bemerken, so ist es ein mutiger und unterstützenswerter Schritt, wenn jemand beschließt, auf dieses Unrecht aufmerksam zu machen. Wir empfehlen unseren Kunden, Compliance-Prozesse und -Kommunikation in der Unternehmenskultur zu verwurzeln.

Erfahren Sie von uns in Zusammenarbeit mit EQS, wie man Whistleblower-Plattformen einsetzt, die auch tatsächlich genutzt werden!

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7. Der Einsatz von maschineller Übersetzung im Compliance-Umfeld

Maschinelle Übersetzung ist eine hervorragende Möglichkeit, einfache Kommunikation und ausgewählte Textsorten günstig mehrsprachig zur Verfügung zu stellen. Online-Plattformen bieten jedoch nicht dieselbe Datensicherheit wie ein Übersetzungsdienst, es bleibt unklar, wer die Quelltexte sieht und wie sie weiter genutzt werden. Mit zunehmendem Fortschritt maschineller Übersetzungssysteme sind diese sehr gut dafür geeignet, große Textvolumina zeitnah zu übersetzen. Allerdings gibt es weiterhin manuellen Restaufwand, den ein Sprachspezialist übernehmen sollte; beispielsweise beim individuellen Kommunikationsstil oder lokalen sprachlichen Feinheiten.

8. Was muss ich bei einem Hinweisgebersystem wie der EQS Integrity Line beachten?

Ganz vorne steht das Thema „Anonymität“ – sie ist der Schlüssel zum Schutz von Hinweisgebern und deren Meldungen. Diese Anonymität besonders im Falle des Dialogs zu gewährleisten, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Hinweisgebersysteme müssen nicht nur dafür sorgen, dass man eine Meldung absetzen, sondern auch mit dem Meldenden kommunizieren kann, ohne diesen zu kennen. Auch aus Metadaten lassen sich Informationen über Hinweisgeber ziehen. Wenn man analysieren kann, wer mit welchem Gerät, Betriebssystem, zu welcher Uhrzeit, in welcher Sprache, mit welcher IP-Adresse eine Meldung erfasst hat, ist es nur ein kurzer Schritt zur Aufhebung der Anonymität des Hinweisgebers.

Natürlich lässt sich viel versprechen, wie sicher diese Daten aufbewahrt werden, aber nichts schlägt den einfachen Ansatz: Was nicht protokolliert wird, kann nicht nach außen dringen. Genau das gilt für kryptografische Schlüssel. Softwareanbieter können viel zum Thema Sicherheit behaupten, aber erst wenn die Softwareanbieter selbst keinen Datenzugriff haben und Ihnen die kryptografischen Schlüssel gehören, sind Sie wirklich sicher vor Anonymitätsverletzungen durch Dritte.

Daneben spielen auch weitere Faktoren eine wesentliche Rolle: Wie lassen sich Workflows gestalten? Wie sieht ein Vier-Augen-Prinzip im System aus? Um all diese Fragen zu beantworten, vermitteln wir gerne einen Experten unseres Partners EQS.

Fazit

Compliance und die damit einhergehende Kommunikation ist schon immer wichtig gewesen. Aber gerade heutzutage steht das Thema unter besonderem Augenmerk des Gesetzgebers und wird damit auch besonders in der Öffentlichkeit wahrgenommen.

Entsprechende Systeme einzuführen ist noch nicht die Lösung aller Dinge, aber allein schon die Implementierung des Systems in Ihr Unternehmen zeigt ein Problembewusstsein und den Willen zur Verbesserung. Im Gegensatz zu üblichen Best Practices bei IT-Projekten gibt es hier jedoch Besonderheiten: angestrebte Prinzipien wie Single-Sign-On (SSO) und möglichst tiefe Integration in die anderen Systeme und Geschäftsprozesse sind hier nicht nur problematisch, sondern sogar strikt zu unterlassen. Auch übliche Verfahrensweisen wie das Hinterlassen von Super-User- oder Admin-Zugängen in der IT sind hier tabu, denn auch ein Fehlverhalten der IT soll auf solchen Systemen zuverlässig gemeldet werden können.

Höchste Anforderungen gibt es aber auch bei der Behandlung der Sprache im Compliance-Umfeld. Die mehrsprachige Compliance-Kommunikation ist für Unternehmen ein weiterer Schritt in Richtung Inklusion und Barrierefreiheit. Daher gilt für Sie als Kunde: Übersetzungsdienstleister und Plattformprovider müssen perfekt aufeinander abgestimmt agieren können. Im Rahmen der Partnerschaft EQS/ACT bieten wir Ihnen exakt diese Leistung.

Lassen Sie sich im Rahmen einer individuellen Beratung überzeugen.

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Kirti Sawhney-Kersten

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