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Compliance and language

Laws, codes and guidelines call for precision, reliability and transparency. When it comes to compliance translations, count on ACT’s expertise.

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Was hat Compliance mit Sprache zu tun?

8 aktuelle Themen und konkrete Handlungsfelder für 2022

ACT Translations ist seit mehr als 10 Jahren etablierter Spezialist für Ihre Compliance-Kommunikation. Unsere Kunden kommunizieren mit unseren Übersetzungen erfolgreich alle Compliance-Angelegenheiten weltweit. Wir bringen dabei umfangreiche Erfahrung in mehr als 90 Sprachen und Sprachvarianten für die relevanten Compliance-Dokumente mit.

Dabei liegt unser größtes Augenmerk auf Präzision, Integrität und Vertraulichkeit. Hier stellen wir Ihnen die Top-Themen vor, die uns, unsere Kunden und sicherlich auch Sie im Compliance-Umfeld bewegen.

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1. Warum Sie sich 2022 mit Compliance auseinandersetzen sollten

Im Allgemeinen wird Compliance in Wirtschaft und Industrie als „regelgerechtes, vorschriftsgemäßes und ethisch korrektes Verhalten“ definiert. Compliance ist also ein sehr spannendes Thema, denn hier geht es nicht nur darum, sich an Recht und Gesetz zu halten. Um compliant zu handeln, ist es erforderlich, Regeln zu definieren, deren Einhaltung zu prüfen und Verstöße zu sanktionieren. Obwohl es sicherlich Gemeinsamkeiten hinsichtlich der moralischen Wertvorstellungen gibt, ist es von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, wie diese Regeln, Prüfungen und Sanktionen tatsächlich ausdefiniert sind. Bereits an dieser Stelle haben Sprache und Landeskultur erheblichen Einfluss auf die Compliance, denn was in bestimmten Kulturkreisen als ethisch gilt, muss nicht zwingend für andere Kulturkreise gelten.

Allen Compliance-Regeln ist jedoch eines gemeinsam: Es gibt immer Menschen, die sich nicht an Regeln halten und Menschen, die dieses Fehlverhalten melden und gehört werden möchten. Diese Personen werden „Hinweisgeber“ oder „Whistleblower“ genannt. Etwa zwei von drei Compliance-Verstößen werden durch Whistleblower aufgedeckt, obwohl diese oft um ihre Position im Unternehmen fürchten müssen. Wird erst einmal bekannt, wer ein Fehlverhalten gemeldet hat, kommt es oft zu Mobbing, Blockaden bei der Beförderung oder zur Entlassung des Whistleblowers.

Handlungsbedarf: das Hinweisgeberschutzgesetz

Bereits Ende 2019 ist die EU-Richtlinie 2019/1937 in Kraft getreten. Die sogenannte Whistleblower-Richtlinie beinhaltet einen umfassenden Schutz für Whistleblower und schreibt die Einrichtung sicherer Meldekanäle für Compliance-Verstöße vor. Besonders hervorzuheben ist, dass in dieser Richtlinie Whistleblower hinsichtlich ihrer Hinweise rechtlich nicht haftbar gemacht werden können. Das bedeutet, dass Whistleblower weder im Straf- noch im Zivil- oder Verwaltungsrecht mit Konsequenzen zu rechnen haben, wenn sie Hinweise auf Compliance-Verstöße geben. Die Richtlinie muss in den EU-Mitgliedsländern in nationales Recht umgesetzt werden. Für Deutschland gilt (Stand April 2022): Eine Umsetzung ist im „Hinweisgeberschutzgesetz“ (HinSchG) vorgesehen. Dieses Gesetz ist zur Zeit noch ein Entwurf, allerdings ist damit zu rechnen, dass es bereits im Juni 2022 beschlossen wird.

Die optimale Lösung, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden, ist die Einführung entsprechender Whistleblower-Plattformen. Da staatliche Stellen bereits verpflichtet sind, diese bereitzustellen, ist es wahrscheinlich, dass ähnliche Vorschriften im Rahmen des HinSchG auf Unternehmen ausgerollt werden. Somit haben Sie eine neue Gelegenheit, Verstöße aktiv zu bekämpfen, bevor sie ein Problem werden. Wie Sie diese Gelegenheit ergreifen können, erklären Ihnen die Experten von ACT und EQS gerne in einer Websession.

2. Nur mehrsprachige Compliance-Kommunikation ist erfolgreiche Compliance-Kommunikation

ACT Translations geht von einer erhöhten Nachfrage für Übersetzungsdienstleistungen nach Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes aus. Wir haben unsere Kapazitäten bereits im Vorfeld entsprechend aufgestockt und werden die erhöhte Nachfrage decken können. Wir raten unseren Kunden trotzdem dazu, frühzeitig zu handeln. Gerne prüfen wir mit Ihnen Ihren konkreten Kommunikationsbedarf im Compliance-Bereich.

3. Einen guten Dienstleister für Ihre Compliance-Kommunikation finden

Es ist wichtig, den richtigen Dienstleister für Ihre Compliance-Kommunikation auszuwählen. Fehler in diesem Bereich können schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Bei rechtlich verbindlichen und anderen Compliance-Dokumenten ist Vertrauen der wichtigste Faktor für eine Geschäftsbeziehung mit Ihrer Übersetzungsagentur. Wie Sie dieses Vertrauen gewinnen und einen guten Dienstleister auswählen können, erfahren Sie in dieser Checkliste:

Langjährige Erfahrung und viele verfügbare Sprachen

Erfahrung ist ein unschlagbarer Faktor in diesem Bereich. Erfahrene Sprachdienstleister haben aufgrund ihrer jahrelangen Tätigkeit entsprechende Datenbanken an Fach-, Industrie- und anderen spezifischen Termini aufgebaut und pflegen diese entsprechend. So kann über Länder- und Sprachgrenzen hinweg eine gleichbleibende Qualität gewährleistet werden.

Unternehmenssitz und Serverstandorte in der EU oder Deutschland

Im Rahmen der Zusammenarbeit mit Ihrem Sprachdienstleister werden Sie Daten austauschen, die sensible Informationen beinhalten. Ihr Sprachdienstleister sollte sein Geschäft und seine IT entsprechend dort betreiben, wo Persönlichkeits- und Datenschutzrechte ernst genommen werden.

Muttersprachler:innen der Zielsprache

Nur Muttersprachler:innen sind in der Lage, eine glaubwürdige Basis für eine vertrauensvolle Compliance-Kommunikation zu schaffen. Sie kennen nicht nur die Sprache, sondern auch die Kultur und achten genau auf die besonderen Feinheiten, die Nicht-Muttersprachler:innen verborgen bleiben.

Zusatzqualifikationen in der Compliance-Kommunikation

Wussten Sie schon, dass es für Sprachdienstleister und Übersetzungsagenturen Zusatzqualifikationen für die Compliance-Kommunikation gibt? Fragen Sie diese bei der Auswahl Ihres Sprachdienstleisters ab!

Zertifizierte Qualität (ISO 9001:2015 und ISO 17100:2015)

Ebenso wie die Zusatzqualifikationen sollten Sie Qualitätszertifikate abfragen. Sie stellen Prozessqualität und Zuverlässigkeit sicher. Gerne stellen wir Ihnen unsere Kompetenznachweise und Zertifizierungen im Rahmen eines Online-Meetings zur Verfügung.

4. Warum nicht einfach irgendein Hinweisgebersystem kaufen?

Natürlich ist es eine Option, ein entsprechendes System zu kaufen, in die Ecke zu stellen und damit den gesetzlichen Mindestanforderungen Genüge zu tun. Dass das allerdings keine gute Option ist, liegt auf der Hand. Wird es nicht genutzt, wird sich im Falle einer kommenden Compliance-Verletzung zu den bekannten, unangenehmen Fragen noch eine weitere Frage gesellen: Warum wird das angeschaffte System nicht genutzt?

Um keinesfalls in diese Situation zu geraten, bietet es sich an, ein Projekt zur Einführung eines Whistleblower-Systems nicht als IT- sondern als unternehmenskulturelles Projekt durchzuführen. Letztendlich wollen Sie Prozesse schaffen, bei denen Menschen gehört werden und der wichtigste Aspekt des Gehörtwerdens liegt im Abbau von Kommunikationshürden wie Sprachbarrieren. Wer für Ihre Mitarbeitenden da ist, sie hört und dafür sorgt, dass sie sich verstanden fühlen, wird der erste sein, mit dem sie sprechen werden. Das ist Ihre Gelegenheit, Ihren Mitarbeitenden zuzuhören.

5. Diese Unterlagen gilt es für Compliance mehrsprachig zu erstellen

Compliance-Kommunikation ist vielschichtig und komplex. Entsprechend hoch ist die Anzahl von Dokumenten, die im Rahmen einer sauberen Compliance-Kommunikation zu erstellen und auch fortlaufend zu pflegen sind. Sie sollten immer den aktuellen Stand dieser Dokumente kennen:

Wissen Sie, wo Sie diese Dokumente finden, was sie beinhalten müssen und wie sie aktuell zu halten sind? Gerne prüfen wir Ihren konkreten Übersetzungsbedarf.

6. Was Compliance mit Unternehmenskultur zu tun hat und welche Gelegenheiten sich daraus ergeben

Der Aufbau einer Unternehmenskultur ist eine Aufgabe, der sich zunehmend mehr Unternehmen widmen. Die entsprechenden Programme, die aufgesetzt werden, sollen dafür sorgen, dass Mitarbeitende nicht nur im Sinne des Unternehmens handeln, sondern sich auch mit dem Unternehmen direkt identifizieren. Mitarbeitende sollen ihren Beitrag zum Unternehmen kennen und wissen, dass sie für diesen Beitrag geschätzt werden. Sollten Mitarbeitende Unrecht und Verletzungen der Compliance bemerken, so ist es ein mutiger und unterstützenswerter Schritt, wenn jemand beschließt, auf dieses Unrecht aufmerksam zu machen. Wir empfehlen unseren Kunden immer, Compliance-Prozesse und -Kommunikation in der Unternehmenskultur zu verwurzeln.

Erfahren Sie von uns in der Zusammenarbeit mit EQS, wie man Whistleblower-Plattformen einsetzt, die auch tatsächlich genutzt werden!

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7. Der Einsatz maschineller Übersetzung für Hinweisgebermeldungen

Inzwischen ist es tatsächlich so weit: Maschinelle Übersetzung ist eine hervorragende Möglichkeit, einfache Kommunikation und ausgewählte Textsorten wie Produktbeschreibungen für Shops günstig mehrsprachig zur Verfügung zu stellen. Online-Plattformen bieten nicht dieselbe Datensicherheit wie ein Übersetzungsdienst, es bleibt unklar wer die Quelltexte sieht und wie sie weiter genutzt werden. Mit dem zunehmenden Fortschritt maschineller Übersetzungssysteme sind diese sehr gut dafür geeignet große Textvolumina zeitnah zu übersetzen. Allerdings gibt es weiterhin manuellen Restaufwand, den ein Sprachspezialist übernehmen sollte; beispielsweise beim individuellen Kommunikationsstil oder lokalen sprachlichen Feinheiten.

Der ideale Weg für maschinelle Übersetzung ist daher das Beste aus zwei Welten zu kombinieren: Sie können bei uns maschinelle Übersetzung inklusive dem humanen Post-Editing buchen und die gewohnte Datensicherheit wird dabei nicht berührt. Stellen Sie uns doch einmal auf die Probe!

8. Was muss ich bei einem Hinweisgebersystem wie der EQS Integrity Line beachten?

Ganz vorne steht das Thema „Anonymität“ – sie ist der Schlüssel zum Schutz von Hinweisgebern und deren Meldungen. Dabei ist es anspruchsvoll, diese besonders im Falle des Dialogs zu gewährleisten. Entsprechende Systeme müssen nicht nur dafür sorgen, dass man eine Meldung absetzen, sondern auch mit dem Meldenden kommunizieren kann, ohne diesen zu kennen. Auch aus Metadaten lassen sich Informationen über Hinweisgeber ziehen. Wenn man analysieren kann, wer mit welchem Gerät, Betriebssystem, zu welcher Uhrzeit, in welcher Sprache, mit welcher IP-Adresse eine Meldung erfasst hat, ist es nur ein kurzer Schritt zur Aufhebung der Anonymität des Hinweisgebers.

Natürlich lässt sich viel versprechen, wie sicher diese Daten aufbewahrt werden, aber nichts schlägt den einfachen Ansatz: Was nicht protokolliert wird, kann nicht nach außen dringen. Genau das gleiche gilt für kryptografische Schlüssel. Softwareanbieter können viel zum Thema Sicherheit behaupten, aber erst wenn sie selbst keinen Datenzugriff haben und Ihnen die kryptografischen Schlüssel gehören, sind Sie wirklich unabhängig von der Sicherheit Dritter. Daneben spielen auch weitere Faktoren eine wesentliche Rolle: Wie lassen sich Workflows gestalten? Wie sieht ein Vier-Augen-Prinzip im System aus? Um all diese Fragen zu beantworten, vermitteln wir gerne einen Experten unseres Partners EQS.

Fazit

Compliance und die damit einhergehende Kommunikation ist schon immer wichtig gewesen. Aber gerade 2022 steht das Thema unter besonderem Augenmerk des Gesetzgebers und wird damit auch besonders in der Öffentlichkeit wahrgenommen.

Entsprechende Systeme einzuführen ist nicht alles, aber allein schon die Implementierung ist ein besonderes Projekt. Im Gegensatz zu üblichen Best Practices bei IT-Projekten gibt es Besonderheiten: Sonst immer angestrebte Prinzipien wie Single-Sign-On (SSO) und möglichst tiefe Integration in die anderen Systeme und Geschäftsprozesse sind hier nicht nur problematisch, sondern auch strikt zu unterlassen. Auch übliche Verfahrensweisen wie das Hinterlassen von Super-User- oder Admin-Zugängen in der IT sind hier tabu, denn auch Fehlverhalten in der IT soll auf solchen Systemen zuverlässig gemeldet werden können.

Höchste Anforderungen gibt es aber auch bei der Behandlung der Sprache im Compliance-Umfeld. Die mehrsprachige Compliance-Kommunikation ist für Unternehmen ein weiterer Schritt in Richtung Inklusion und Barrierefreiheit. Daher gilt für Sie als Kunde: Übersetzungsdienstleister und Plattformprovider müssen perfekt abgestimmt agieren. Im Rahmen der Partnerschaft EQS/ACT bieten wir Ihnen exakt diese Leistung.

Lassen Sie sich im Rahmen einer individuellen Beratung überzeugen.

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Janet Reimer

Head of Sales